Zeiterfassung

Verstehen Sie, wofür Ihr Team seine Arbeitszeit einsetzt.

Flowtig Zeiterfassung unterstützt Organisationen dabei, die für Kunden, Projekte und Tätigkeiten geleistete Arbeit zu erfassen.

Im Gegensatz zur Erfassung von Anwesenheiten oder vertraglichen Arbeitszeiten beantwortet die Zeiterfassung eine andere Frage: Woran wurde gearbeitet?

Ganz gleich, ob Sie Leistungen gegenüber Kunden abrechnen, Projektkosten analysieren oder einfach besser verstehen möchten, womit Ihr Team seine Zeit verbringt – die Zeiterfassung liefert Ihnen die benötigten Einblicke.

Zeiterfassung ist nicht Arbeitszeit

Arbeitszeit beantwortet die Frage, wann jemand gearbeitet hat.

Zeiterfassung beantwortet die Frage, woran gearbeitet wurde.

Gemeinsam liefern beide Anwendungen ein vollständiges Bild von Anwesenheit und geleisteter Arbeit.

Warum Zeiterfassung verwenden?

Zu verstehen, wofür Arbeitszeit eingesetzt wird, ist entscheidend für Planung, Abrechnung und kontinuierliche Verbesserungen.

Dabei stellen sich typische Fragen wie:

Wie viel Zeit haben wir für diesen Kunden aufgewendet?
Welches Projekt hat den größten Aufwand verursacht?
Welche Tätigkeiten beanspruchen die meiste Zeit?
Wie viele abrechenbare Stunden haben wir erfasst?
Welche Projekte werden aufwendiger als erwartet?

Die Zeiterfassung bietet einen strukturierten Überblick darüber, wofür Arbeitszeit tatsächlich eingesetzt wird.

Übersicht

Mit der Zeiterfassung können Sie:

Arbeitszeiten erfassen
Zeiten Kunden zuordnen
Projekte und Tätigkeiten organisieren
Abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit unterscheiden
Vergangene Zeiteinträge einsehen
Projektaufwände analysieren
Auswertungen erstellen

Zeiterfassungsübersicht

Zeit erfassen

Die Erfassung von Arbeitszeit ist einfach und flexibel.

Jeder Zeiteintrag kann Informationen enthalten wie:

Kunde
Projekt
Tätigkeit
Beschreibung
Dauer
Abrechenbarkeit

Einträge können bei Bedarf nachträglich korrigiert werden.

Tip

Erfassen Sie Arbeitszeiten möglichst direkt nach Abschluss einer Tätigkeit. Dadurch werden Auswertungen und Kundenabrechnungen genauer.

Kunden & Projekte

Jede erfasste Arbeitszeit gehört zu einer bestimmten Tätigkeit oder einem bestimmten Zusammenhang.

Zeiteinträge können beispielsweise folgenden Bereichen zugeordnet werden:

Kundenprojekte
Interne Projekte
Besprechungen
Supportanfragen
Entwicklung
Beratung

Dadurch entsteht ein vollständiger Überblick darüber, wofür die Arbeitszeit Ihrer Organisation eingesetzt wird.

Tätigkeiten

Tätigkeiten klassifizieren die Art der ausgeführten Arbeit.

Typische Beispiele sind:

Entwicklung
Beratung
Design
Support
Verwaltung
Vertrieb

Einheitliche Tätigkeitskategorien machen Auswertungen deutlich aussagekräftiger.

Abrechenbare Zeit

Nicht jede Arbeitsstunde kann gegenüber einem Kunden abgerechnet werden.

Die Zeiterfassung unterscheidet zwischen:

Abrechenbarer Arbeit
Nicht abrechenbarer Arbeit

Dadurch können Organisationen die Wirtschaftlichkeit von Projekten, interne Kosten und den für Kunden erbrachten Aufwand besser nachvollziehen.

Bessere Geschäftsentscheidungen

Die Trennung von abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit liefert wertvolle Einblicke in Wirtschaftlichkeit und Ressourceneinsatz.

Auswertungen & Analysen

Erfasste Zeiten werden besonders wertvoll, wenn sie ausgewertet werden können.

Typische Auswertungen sind:

Zeit pro Kunde
Zeit pro Projekt
Zeit pro Tätigkeit
Zeit pro Mitarbeiter
Zeit pro Zeitraum

Auswertungen helfen Organisationen dabei zu verstehen, wofür Zeit eingesetzt wird, und unterstützen fundiertere Geschäftsentscheidungen.

Auswertungen

Suche & Historie

Jeder erfasste Zeiteintrag bleibt für spätere Auswertungen verfügbar.

Typische Suchkriterien sind:

Kunde
Projekt
Tätigkeit
Mitarbeiter
Datum
Beschreibung

Historische Informationen ermöglichen es, frühere Arbeiten bei Bedarf jederzeit nachzuvollziehen.

Berechtigungen

Die Zeiterfassung verwendet das zentrale Berechtigungssystem von Flowtig.

Typische Berechtigungen umfassen:

Berechtigung	Beschreibung
Zeiteinträge anzeigen	Erfasste Arbeitszeiten einsehen
Zeiteinträge erstellen	Arbeitszeiten erfassen
Zeiteinträge bearbeiten	Bestehende Einträge ändern
Zeiteinträge löschen	Zeiteinträge entfernen
Auswertungen anzeigen	Auf Auswertungen und Statistiken zugreifen

Berechtigungen können unabhängig voneinander vergeben werden. Dadurch behalten Organisationen die vollständige Kontrolle über erfasste Arbeitszeiten.

Empfehlungen

Empfehlung

Erfassen Sie Zeiten kontinuierlich während des Arbeitstages, anstatt diese später aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Tip

Verwenden Sie innerhalb Ihrer Organisation einheitliche Bezeichnungen für Tätigkeiten, um die Qualität Ihrer Auswertungen zu verbessern.

Note

Ergänzen Sie nach Möglichkeit aussagekräftige Beschreibungen. Dadurch lassen sich historische Zeiteinträge später wesentlich leichter nachvollziehen.

Integrationen

Die Zeiterfassung lässt sich nahtlos mit anderen Flowtig-Anwendungen kombinieren.

Anwendung	Integration
Arbeitszeit	Anwesenheiten und vertragliche Arbeitszeiten
Kontakte	Kunden und Geschäftspartner
Kalender	Geschäftliche Termine und Projektplanung
Rechnungen	Erfasste Leistungen abrechnen (geplant)

Mit der weiteren Entwicklung der Plattform werden zusätzliche Integrationen verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Arbeitszeit?

Arbeitszeit erfasst Anwesenheiten und vertragliche Arbeitszeiten.

Die Zeiterfassung dokumentiert, welche Arbeiten für Kunden, Projekte und Tätigkeiten durchgeführt wurden.

Gemeinsam bieten beide Anwendungen einen vollständigen Überblick über Anwesenheit und geleistete Arbeit.

Kann ich Zeiten Kunden zuordnen?

Ja.

Jeder Zeiteintrag kann einem Kunden und einem Projekt zugeordnet werden.

Können Projektaufwände analysiert werden?

Ja.

Die Zeiterfassung bietet Auswertungen, mit denen sich Projektaufwände, Kundenleistungen und der Ressourceneinsatz analysieren lassen.

Kann ich zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit unterscheiden?

Ja.

Jeder Zeiteintrag kann entsprechend gekennzeichnet werden. Dadurch können Organisationen die Wirtschaftlichkeit ihrer Arbeit genauer analysieren.

Können erfasste Zeiten später bearbeitet werden?

Ja.

Abhängig von den Berechtigungen Ihrer Organisation können Zeiteinträge nachträglich bearbeitet werden.

Typischer Ablauf

Arbeit durchführen
      │
      ▼
Zeit erfassen
      │
      ▼
Kunde & Tätigkeit zuordnen
      │
      ▼
Auswertungen prüfen
      │
      ▼
Projektaufwand analysieren

Siehe auch

Die Zeiterfassung funktioniert besonders gut zusammen mit:

Benötigen Sie Hilfe?

Benötigen Sie Unterstützung bei der Zeiterfassung?

Weitere Informationen finden Sie auf der Flowtig-Website oder über unseren Support:

https://flowtig.com/apps/time-tracking
https://flowtig.com/contact