Rechnungsarchiv

Elektronische Rechnungen zentral speichern, validieren und jederzeit abrufen.

Flowtig Rechnungsarchiv unterstützt Organisationen dabei, eingehende Rechnungen strukturiert, durchsuchbar und standardkonform zu verwalten.

Ob Sie Rechnungen als PDF, XRechnung oder UBL-Dokument erhalten – jede Rechnung wird gemeinsam mit den extrahierten Metadaten archiviert. Dadurch können Rechnungen auch lange nach ihrem Eingang einfach gefunden, geprüft und validiert werden.

Anstatt E-Mail-Ordner oder gemeinsame Laufwerke durchsuchen zu müssen, bietet das Rechnungsarchiv einen zentralen Ort für Ihre Eingangsrechnungen.

Für elektronische Rechnungen entwickelt

Das Rechnungsarchiv verarbeitet unterstützte Rechnungsformate automatisch, validiert strukturierte Rechnungen und extrahiert verfügbare Metadaten.

Warum Rechnungsarchiv verwenden?

Organisationen erhalten Rechnungen häufig über viele verschiedene Wege.

Dabei stellen sich typische Fragen wie:

Wo befindet sich diese Rechnung?
Haben wir diese Rechnung bereits erhalten?
Welcher Lieferant hat diese Rechnung gesendet?
Ist diese XRechnung gültig?
Kann ich diese elektronische Rechnung ohne spezielle Software lesen?

Das Rechnungsarchiv beantwortet diese Fragen mit einem zentralen, durchsuchbaren Archiv für alle eingehenden Rechnungen.

Übersicht

Mit dem Rechnungsarchiv können Sie:

PDF-Rechnungen archivieren
XRechnungen archivieren
UBL-Rechnungen archivieren
Strukturierte Rechnungen validieren
Rechnungsmetadaten extrahieren
Archivierte Rechnungen durchsuchen
Elektronische Rechnungen direkt im Browser anzeigen

Rechnungsarchiv-Übersicht

Rechnungen importieren

Rechnungen können in das Archiv importiert und automatisch verarbeitet werden.

Unterstützte Formate sind:

PDF
XRechnung
UBL

Beim Import analysiert Flowtig jedes Dokument und extrahiert verfügbare Informationen für die spätere Suche und Auswertung.

Rechnungsvalidierung

Strukturierte elektronische Rechnungen können bereits beim Import validiert werden.

Die Validierung hilft dabei, fehlerhafte oder unvollständige Rechnungsdokumente zu erkennen, bevor sie in den weiteren Buchhaltungsprozess gelangen.

Standardkonforme Verarbeitung

Die automatische Validierung hilft dabei sicherzustellen, dass elektronische Rechnungen den unterstützten Rechnungsstandards entsprechen.

Metadatenextraktion

Das Rechnungsarchiv extrahiert wichtige Informationen direkt aus unterstützten Rechnungsformaten.

Typische Metadaten sind:

Rechnungsnummer
Lieferant
Kunde
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Gesamtbetrag
Währung

Extrahierte Metadaten erleichtern die Suche und Organisation von Rechnungen erheblich.

Rechnungsvorschau

Formate wie XRechnung und UBL wurden in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung und nicht für die direkte Anzeige durch Menschen entwickelt.

Das Rechnungsarchiv erzeugt automatisch eine übersichtliche HTML-Vorschau. Dadurch können Rechnungen direkt im Browser geprüft werden, ohne zusätzliche Software zu benötigen.

Rechnungsvorschau

Suche

Archivierte Rechnungen bleiben vollständig durchsuchbar.

Typische Suchkriterien sind:

Rechnungsnummer
Lieferant
Kunde
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Betrag

Auch Jahre nach ihrem Eingang lassen sich historische Rechnungen einfach wiederfinden.

Langzeitarchiv

Das Rechnungsarchiv bewahrt sowohl das ursprüngliche Rechnungsdokument als auch die daraus extrahierten Metadaten auf.

Dadurch erhalten Organisationen ein zuverlässiges Archiv, das für die Buchhaltung, Prüfungen und spätere Recherchen genutzt werden kann.

Tip

Die gemeinsame Aufbewahrung der Originalrechnung und der extrahierten Metadaten sorgt für maximale Nachvollziehbarkeit und erleichtert spätere Suchen.

Berechtigungen

Das Rechnungsarchiv verwendet das zentrale Berechtigungssystem von Flowtig.

Typische Berechtigungen umfassen:

Berechtigung	Beschreibung
Rechnungen anzeigen	Archivierte Rechnungen einsehen
Rechnungen importieren	Neue Rechnungen hinzufügen
Rechnungen löschen	Archivierte Rechnungen entfernen
Metadaten anzeigen	Auf extrahierte Rechnungsinformationen zugreifen

Berechtigungen können unabhängig voneinander vergeben werden. Dadurch behalten Organisationen die vollständige Kontrolle darüber, wer auf Rechnungen zugreifen darf.

Empfehlungen

Empfehlung

Importieren Sie Rechnungen möglichst direkt nach ihrem Eingang, um ein vollständiges und durchsuchbares Archiv zu erhalten.

Tip

Bewahren Sie die ursprüngliche elektronische Rechnung immer gemeinsam mit den extrahierten Metadaten auf.

Note

Validieren Sie strukturierte Rechnungen, bevor Sie diese innerhalb Ihrer Buchhaltungsprozesse weiterverarbeiten.

Integrationen

Das Rechnungsarchiv lässt sich nahtlos mit anderen Flowtig-Anwendungen kombinieren.

Anwendung	Integration
Rechnungen	Eingehende und ausgehende Rechnungen gegenüberstellen
Kontakte	Lieferanten und Kunden
Transfer	Sicherer Austausch von Rechnungen

Mit der Einführung weiterer Buchhaltungsfunktionen werden zusätzliche Integrationen verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Welche Rechnungsformate werden unterstützt?

Das Rechnungsarchiv unterstützt derzeit:

PDF
XRechnung
UBL

Werden elektronische Rechnungen validiert?

Ja.

Unterstützte strukturierte Rechnungsformate können beim Import automatisch validiert werden.

Können Rechnungsmetadaten durchsucht werden?

Ja.

Mithilfe der extrahierten Metadaten lassen sich Rechnungen schnell anhand gängiger Suchkriterien finden.

Können elektronische Rechnungen direkt im Browser angezeigt werden?

Ja.

Das Rechnungsarchiv erzeugt für unterstützte strukturierte Rechnungsformate automatisch eine HTML-Vorschau.

Bleibt die Originalrechnung erhalten?

Ja.

Das ursprüngliche Rechnungsdokument bleibt gemeinsam mit den extrahierten Metadaten gespeichert.

Typischer Ablauf

Rechnung erhalten
        │
        ▼
Rechnung importieren
        │
        ▼
Struktur validieren
        │
        ▼
Metadaten extrahieren
        │
        ▼
Anzeigen & archivieren
        │
        ▼
Jederzeit wiederfinden

Siehe auch

Das Rechnungsarchiv funktioniert besonders gut zusammen mit:

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Weitere Informationen finden Sie auf der Flowtig-Website oder über unseren Support:

https://flowtig.com/apps/invoice-archive
https://flowtig.com/contact