Checkpoint

Wissen, was geprüft wurde, wann es geprüft wurde und wo Handlungsbedarf besteht.

Flowtig Checkpoint unterstützt Organisationen bei der Verwaltung wiederkehrender Kontrollen von Standorten, Geräten und anderen Kontrollpunkten.

Ob Feuerlöscher, Köderstationen, technische Anlagen, Serverräume oder Sicherheitseinrichtungen – Checkpoint sorgt dafür, dass jede Kontrolle übersichtlich organisiert und dokumentiert wird.

Anstatt sich auf Papierlisten, Tabellen oder das eigene Gedächtnis zu verlassen, erstellt Checkpoint eine nachvollziehbare Kontrollhistorie und zeigt, welche Kontrollen als Nächstes fällig sind.

Wiederkehrende Kontrollen leicht gemacht

Erstellen Sie Kontrollpunkte, legen Sie Kontrollintervalle fest und dokumentieren Sie jede Kontrolle direkt dort, wo sie stattfindet.

Warum Checkpoint verwenden?

In vielen Organisationen gibt es Dinge, die regelmäßig kontrolliert werden müssen.

Mit der Zeit kann es überraschend schwierig werden, den Überblick über all diese Kontrollen zu behalten.

Typische Fragen sind:

Welche Kontrollpunkte sind fällig?
Wann wurde dieser Kontrollpunkt zuletzt geprüft?
Wer hat die Kontrolle durchgeführt?
War alles in Ordnung?
Wurden Auffälligkeiten oder Mängel festgestellt?
Gibt es eine fotografische Dokumentation?

Checkpoint bietet einen zentralen Ort, an dem sich diese Fragen beantworten lassen.

Übersicht

Mit Checkpoint können Sie:

Kontrollpunkte in Kontrollobjekten organisieren
Individuelle Kontrollintervalle festlegen
Standorte von Kontrollpunkten speichern
Anstehende und überfällige Kontrollen verfolgen
Kontrollergebnisse erfassen
Notizen und Fotos hinzufügen
QR-Codes für Kontrollpunkte erstellen
Kontrollen direkt durch das Scannen eines QR-Codes starten
Die vollständige Kontrollhistorie einsehen

Checkpoint-Übersicht

Kontrollobjekte

Kontrollpunkte werden in Kontrollobjekten organisiert.

Ein Kontrollobjekt repräsentiert einen Standort, Kunden, ein Gebäude oder einen anderen Zusammenhang, zu dem ein oder mehrere Kontrollpunkte gehören.

Typische Beispiele sind:

Kundenstandort
 ├── Feuerlöscher – Eingang
 ├── Feuerlöscher – Lager
 └── Notausgang – Hintertür

oder:

Gebäude A
 ├── Serverraum
 ├── Schaltschrank
 └── Heizungsanlage

Kontrollobjekte können außerdem mit Kontakten aus Flowtig Kontakte verknüpft werden.

Kontrollpunkte

Ein Kontrollpunkt repräsentiert den einzelnen Gegenstand oder Ort, der kontrolliert werden soll.

Jeder Kontrollpunkt kann Informationen enthalten wie:

Name
Beschreibung
Kontrollintervall
Geografischer Standort
Kontrollhistorie
QR-Code

Jeder Kontrollpunkt kann ein eigenes Kontrollintervall besitzen. Dadurch sind innerhalb desselben Kontrollobjekts unterschiedliche Kontrollzyklen möglich.

Kontrollintervalle

Nicht jeder Kontrollpunkt muss gleich häufig geprüft werden.

Checkpoint ermöglicht es, für jeden Kontrollpunkt ein individuelles Kontrollintervall festzulegen.

Typische Beispiele sind:

Alle 7 Tage
Alle 30 Tage
Alle 90 Tage
Einmal pro Jahr

Auf Grundlage der letzten abgeschlossenen Kontrolle ermittelt Checkpoint automatisch, wann die nächste Kontrolle fällig ist.

Tip

Kontrollpunkte, die noch nie geprüft wurden, gelten sofort als fällig. Dadurch lassen sich neu angelegte Kontrollpunkte leicht erkennen.

Kontrollen

Eine Kontrolle dokumentiert, was bei der Prüfung eines Kontrollpunkts festgestellt wurde.

Bei jeder Kontrolle werden automatisch wichtige Informationen erfasst, darunter:

Kontrollpunkt
Startzeitpunkt
Abschlusszeitpunkt
Kontrollierende Person
Ergebnis
Notizen
Fotos und Anhänge

Dadurch entsteht für jeden Kontrollpunkt eine dauerhafte und nachvollziehbare Historie.

Kontrollergebnisse

Die möglichen Kontrollergebnisse sind bewusst einfach gehalten.

Jede abgeschlossene Kontrolle kann wie folgt bewertet werden:

Ergebnis	Bedeutung
OK	Alles ist in Ordnung
Auffälligkeit	Eine Auffälligkeit oder Unregelmäßigkeit wurde festgestellt
Nicht in Ordnung	Der Kontrollpunkt befindet sich nicht in einem akzeptablen Zustand

Dadurch lassen sich Kontrollpunkte mit Handlungsbedarf schnell erkennen, ohne unnötig komplizierte Kontrollformulare zu benötigen.

Notizen & Fotos

Manchmal reicht das reine Kontrollergebnis nicht aus.

Checkpoint ermöglicht es, zusätzliche Informationen direkt während der Kontrolle zu dokumentieren.

Typische Beispiele sind:

Beschädigungen
Ungewöhnliche Zustände
Wartungsbedarf
Fehlende Ausrüstung
Erforderliche Maßnahmen

Fotos können hinzugefügt werden, um den Zustand zum Zeitpunkt der Kontrolle visuell zu dokumentieren.

Dokumentieren, was Sie sehen

Fotos und Notizen liefern wertvollen Kontext, wenn Kontrollen später erneut betrachtet werden.

QR-Codes

Jeder Kontrollpunkt kann einen eigenen QR-Code erhalten.

QR-Codes können ausgedruckt und direkt am physischen Kontrollpunkt angebracht werden.

Durch das Scannen des Codes wird der entsprechende Kontrollpunkt geöffnet und eine neue Kontrolle kann unmittelbar gestartet werden.

Typischer Ablauf:

Kontrollpunkt erreichen
        │
        ▼
QR-Code scannen
        │
        ▼
Kontrolle starten
        │
        ▼
Ergebnis erfassen
        │
        ▼
Notizen & Fotos hinzufügen
        │
        ▼
Kontrolle abschließen

Dadurch sind wiederkehrende Kontrollen besonders komfortabel mit dem Smartphone durchführbar.

Mobile Kontrollen

Checkpoint wurde für den Einsatz direkt am Ort der Kontrolle entwickelt.

Der mobile Kontrollablauf konzentriert sich auf die Informationen, die während einer Kontrolle tatsächlich benötigt werden:

Kontrollergebnis
Notizen
Fotos
Abschluss

QR-Codes können entweder mit dem integrierten Scanner von Checkpoint oder mit der normalen Kamera des Smartphones gescannt werden.

Tip

Bringen Sie QR-Codes möglichst direkt am physischen Kontrollpunkt an. Dadurch lassen sich Kontrollen schneller durchführen und das Risiko verringern, versehentlich den falschen Kontrollpunkt auszuwählen.

Standorte & Karte

Kontrollpunkte können optional geografische Koordinaten enthalten.

Dadurch können physische Kontrollpunkte auf einer Karte dargestellt werden und es ist leichter erkennbar, wo Kontrollen durchgeführt werden müssen.

Standortinformationen sind besonders hilfreich, wenn Kontrollpunkte über verschiedene Bereiche verteilt sind, beispielsweise:

Große Grundstücke
Baustellen
Industrieanlagen
Mehrere Gebäude
Außenbereiche

Dashboard

Das Checkpoint-Dashboard bietet eine Übersicht über die aktuelle Kontrollsituation.

Es hebt unter anderem folgende Informationen hervor:

Aktive Kontrollpunkte
Anstehende Kontrollen
Überfällige Kontrollen
Kontrollpunkte mit Handlungsbedarf
Aktuelle Kontrollergebnisse

Anstatt jeden Kontrollpunkt einzeln überprüfen zu müssen, hilft das Dashboard dabei, schnell zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht.

Kontrollhistorie

Jede abgeschlossene Kontrolle bleibt Bestandteil der Historie des jeweiligen Kontrollpunkts.

Dadurch lassen sich Fragen beantworten wie:

Wann wurde der Kontrollpunkt zuletzt geprüft?
Wer hat die Kontrolle durchgeführt?
Was war das Ergebnis?
Waren Probleme bereits bei einer früheren Kontrolle vorhanden?
Welche Fotos wurden aufgenommen?

Eine Historie für jeden Kontrollpunkt

Jede Kontrolle fügt der dauerhaften Dokumentation des Kontrollpunkts einen weiteren Eintrag hinzu.

Berechtigungen

Checkpoint verwendet das zentrale Berechtigungssystem von Flowtig.

Typische Berechtigungen umfassen:

Berechtigung	Beschreibung
Kontrollpunkte anzeigen	Kontrollobjekte und Kontrollpunkte einsehen
Kontrollpunkte erstellen	Neue Kontrollpunkte hinzufügen
Kontrollpunkte bearbeiten	Konfiguration von Kontrollpunkten ändern
Kontrollpunkte löschen	Kontrollpunkte entfernen
Kontrollen durchführen	Kontrollen erfassen
Kontrollen anzeigen	Kontrollhistorie einsehen

Berechtigungen können unabhängig voneinander vergeben werden. Dadurch können Organisationen genau steuern, wer Kontrollpunkte verwalten und wer Kontrollen durchführen darf.

Empfehlungen

Empfehlung

Legen Sie bereits beim Erstellen von Kontrollpunkten ein Kontrollintervall fest, damit fällige Kontrollen automatisch berechnet werden können.

Tip

Bringen Sie QR-Codes nach Möglichkeit direkt an den physischen Kontrollpunkten an.

Tip

Fügen Sie bei Mängeln oder Auffälligkeiten Fotos hinzu. Sie erleichtern die spätere Nachvollziehbarkeit erheblich.

Note

Deaktivieren Sie Kontrollpunkte, die vorübergehend nicht mehr verwendet werden, anstatt sie zu löschen. Dadurch bleibt ihre Kontrollhistorie erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Was kann ich mit Checkpoint kontrollieren?

Fast alles, was regelmäßig überprüft werden muss.

Typische Beispiele sind Feuerlöscher, technische Geräte, Köderstationen, Sicherheitseinrichtungen, Räume, Maschinen und Außenanlagen.

Kann jeder Kontrollpunkt ein eigenes Kontrollintervall haben?

Ja.

Jeder Kontrollpunkt besitzt ein individuelles Kontrollintervall. Dadurch können innerhalb desselben Kontrollobjekts unterschiedliche Kontrollzyklen verwendet werden.

Kann ich sehen, welche Kontrollen überfällig sind?

Ja.

Checkpoint berechnet anstehende und überfällige Kontrollen anhand des festgelegten Intervalls und der letzten abgeschlossenen Kontrolle.

Können Fotos an Kontrollen angehängt werden?

Ja.

Fotos und weitere unterstützende Dateien können direkt zu einer Kontrolle hinzugefügt werden.

Können Kontrollen über QR-Codes gestartet werden?

Ja.

Jeder Kontrollpunkt kann einen eigenen QR-Code erhalten. Durch das Scannen wird der Kontrollpunkt geöffnet und eine neue Kontrolle kann gestartet werden.

Benötige ich einen speziellen QR-Code-Scanner?

Nein.

Sie können entweder den integrierten Scanner von Checkpoint verwenden oder den QR-Code mit der normalen Kamera eines kompatiblen Smartphones scannen.

Können Kontrollpunkte auf einer Karte angezeigt werden?

Ja.

Kontrollpunkte mit geografischen Koordinaten können auf einer Karte dargestellt werden. Dadurch lassen sich räumlich verteilte Kontrollpunkte leichter finden.

Bleibt die bisherige Kontrollhistorie erhalten?

Ja.

Abgeschlossene Kontrollen bleiben ihrem jeweiligen Kontrollpunkt zugeordnet und bilden eine chronologische Historie aus Ergebnissen, Notizen und Dokumentationen.

Typischer Ablauf

Kontrollobjekt erstellen
          │
          ▼
Kontrollpunkte hinzufügen
          │
          ▼
Kontrollintervalle festlegen
          │
          ▼
QR-Codes erstellen & anbringen
          │
          ▼
Regelmäßige Kontrollen durchführen
          │
          ▼
Ergebnisse & Auffälligkeiten dokumentieren
          │
          ▼
Fällige Kontrollen überprüfen

Siehe auch

Checkpoint funktioniert besonders gut zusammen mit:

Kontakte — Kontrollobjekte mit Kunden und Organisationen verknüpfen
Kalender — Geplante Aktivitäten im Blick behalten
Transfer — Zusätzliche Dokumentationen sicher teilen

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Benötigen Sie Unterstützung bei Checkpoint?

Weitere Informationen finden Sie auf der Flowtig-Website oder über unseren Support:

https://flowtig.com/apps/checkpoint
https://flowtig.com/contact