發票封存
在一個中央封存系統中儲存、驗證並存取電子發票。
Flowtig 發票封存協助組織以結構化、可搜尋且符合標準的方式管理收到的發票。
無論您收到的是 PDF、XRechnung 或 UBL 文件，每張發票都會連同擷取出的中繼資料一起封存，讓您即使在收到發票很久之後，仍能輕鬆尋找、查看及驗證。
您不必再翻找電子郵件資料夾或共用磁碟，發票封存為所有收到的發票提供一個中央儲存位置。
專為電子發票而設計
發票封存會自動處理支援的發票格式、驗證結構化發票，並在可能的情況下擷取相關中繼資料。
為什麼使用發票封存？
組織通常會透過許多不同的管道收到發票。
常見問題包括：
- 這張發票在哪裡？
- 我們是否已經收到過這張發票？
- 這張發票是哪個供應商寄來的？
- 這張 XRechnung 是否有效？
- 沒有特殊軟體也能閱讀這張電子發票嗎？
發票封存透過建立一個可搜尋的中央封存系統，讓所有收到的發票都能集中管理，並協助您快速回答這些問題。
概覽
透過發票封存，您可以：
- 封存 PDF 發票
- 封存 XRechnung 文件
- 封存 UBL 發票
- 驗證結構化發票
- 擷取發票中繼資料
- 搜尋已封存的發票
- 直接在瀏覽器中預覽電子發票
匯入發票
發票可以匯入封存系統，並由系統自動處理。
支援的格式包括：
- XRechnung
- UBL
匯入期間，Flowtig 會分析每份文件並擷取可用資訊，以供日後搜尋及報表使用。
發票驗證
結構化電子發票可以在匯入時進行驗證。
驗證有助於在發票進入會計流程之前，識別格式錯誤或內容不完整的發票文件。
符合標準的處理
自動驗證有助於確保電子發票符合支援的發票標準。
中繼資料擷取
發票封存會直接從支援的發票格式中擷取重要資訊。
典型的中繼資料包括：
- 發票號碼
- 供應商
- 客戶
- 發票日期
- 到期日
- 總金額
- 幣別
擷取出的中繼資料可以讓發票更容易搜尋與整理。
發票預覽
XRechnung 和 UBL 等格式主要是為機器處理而設計，而不是供人直接閱讀。
發票封存會自動產生清楚易讀的 HTML 預覽，讓您不需要額外軟體，就能直接在瀏覽器中查看發票內容。
搜尋
已封存的發票可以完整搜尋。
常見搜尋條件包括：
- 發票號碼
- 供應商
- 客戶
- 發票日期
- 到期日
- 金額
即使發票是在多年前收到的，也能輕鬆找到。
長期封存
發票封存會同時保留原始發票文件及擷取出的中繼資料。
這為組織提供可靠的封存資料，可供會計、稽核及日後查閱使用。
Tip
同時保留原始發票及擷取出的中繼資料，可以確保最大的可追溯性，並簡化日後的搜尋。
權限
發票封存使用 Flowtig 的中央權限系統。
典型權限包括：
| 權限 | 說明 |
|---|---|
| 查看發票 | 瀏覽已封存的發票 |
| 匯入發票 | 新增發票 |
| 刪除發票 | 移除已封存的發票 |
| 查看中繼資料 | 存取擷取出的發票資訊 |
各項權限可以獨立指派，確保組織能夠完整控制發票的存取權限。
建議用法
建議
收到發票後立即匯入，以維持完整且可搜尋的發票封存。
Tip
請務必將原始電子發票與擷取出的中繼資料一起保留。
Note
在結構化發票進入後續會計流程之前先進行驗證。
整合
發票封存可以自然地與其他 Flowtig 應用程式整合。
| 應用程式 | 整合內容 |
|---|---|
| 發票 | 比較收到與開立的發票 |
| 聯絡人 | 供應商與客戶 |
| Transfer | 安全交換發票 |
隨著更多會計功能推出，未來也會加入更多整合。
常見問題
支援哪些發票格式？
發票封存目前支援：
- XRechnung
- UBL
電子發票會經過驗證嗎？
會。
支援的結構化發票格式可以在匯入時自動進行驗證。
可以搜尋發票的中繼資料嗎？
可以。
透過擷取出的中繼資料，可以使用常見的搜尋條件快速找到發票。
可以直接在瀏覽器中查看電子發票嗎？
可以。
發票封存會針對支援的結構化發票格式自動產生 HTML 預覽。
原始發票會被保留嗎？
會。
原始發票文件會與擷取出的中繼資料一起保存。
典型流程
收到發票
│
▼
匯入發票
│
▼
驗證結構
│
▼
擷取中繼資料
│
▼
預覽並封存
│
▼
隨時搜尋
另請參閱
發票封存特別適合搭配以下應用程式使用：
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您可以前往 Flowtig 網站了解更多資訊，或聯絡我們的支援團隊：
- https://flowtig.com/apps/invoice-archive
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